もう請求書で悩まない！小規模建設業のための請求書発行・管理効率化ガイド[PR]

［こちらの記事は、建設業者の請求書発行・管理の課題を解決するサービス「コンクルーAI」の紹介を含みます］

「今日の現場も無事に終了！」と一息つきたいところなのに、事務所や自宅に戻れば、山のような伝票処理や、正確さが求められる請求書発行業務が待っている。少数精鋭で現場作業も事務も回している工務店、内装・塗装・設備工事業などの皆さまにとって、こんな経験は日常茶飯事なのではないでしょうか。

なぜ建設業の請求書の発行・管理業務は、これほど大変なのでしょうか？
この記事では、他業界にはない「建設業ならでは」の複雑な仕組みを解説し、業務の効率化を進めサステナブルな働き方の実現をサポートしてくれる便利なツールをご紹介します。

建設業で請求書発行・管理が大変な理由とは？

「見積」と「請求」のタイミングで金額にズレが生じることがある

建設現場、特にリフォームでは、工事が始まってから内容が変わることは日常茶飯事です。
例えば、「キッチンの仕様を変えたい」とか「壁紙がイメージと違ったので、やっぱり他のものに変えたい」といった施主からの追加要望で、後から変更が生じることがよくあります。

このような変更が発生すると、その度にお客様と合意をとって覚書にし、その内容を正確に請求書に反映させる、といった追加の事務作業が発生します。

金額が大きい場合は、3回に分けた分割請求が一般的

建設業の中でも、エンドユーザーを顧客に持つ新築やリフォーム工務店などは、工事金額が数百万ほどになると、一般的に「着手金」「中間金」「最終代金」の3回にわけて分割請求する慣習があります。

その際、「受注額に対して、現在何パーセント分を請求済みか」を正確に記録し把握しておく必要がありますが、その管理は非常に煩雑です。

「請求書の発行件数の多さ」と「合算請求の煩雑さ」

請求書の「発行件数の多さ」や、下請け特有の「合算請求」も、請求書管理を複雑にしている要因のひとつです。

建設業の中でも、水道・電気工事やエアコン修理などの専門工事会社では、1日に複数の現場を回るため、1件ごとに請求書を発行する手間が積み重なります。

また、特定の元請け会社から月に何件も案件を請け負う場合、それらを 1 枚の請求書にまとめて発行できますが、その作業の際にミスが起きやすくなります。

経理担当の「消し込み」処理の負担

経理事務の場面でも、請求にまつわる苦労があります。

振り込まれた金額と請求額が一致しているか、1件ずつ口座を確認する「入金消込」の作業をおこなう必要があり、それには非常に時間がかかるためです。

また、定期的に「未入金チェック」をおこなう必要がありますが、複数の案件が並行する中で、どの現場のどの請求が未入金で、いつ入金予定なのかを横断的に管理していくのは負担が大きい作業です。

建設業の請求書業務を効率化するアプリ「コンクルーAI」とは？

このように、建設業の請求書業務は多くの手間やリスクが伴います。こうした現場の課題を解決するために、日揮グループの社内起業から生まれたのが「コンクルーAI」です。その特長や、開発者の想いをご紹介します。

「コンクルーAI」が請求書業務を楽にする4つの理由

見積書データの自動連係

請求書を作成する際、見積書に入力したデータが自動的に反映されるため、転記ミスや入力漏れを防げます。

合算請求の自動化

コンクルーAI は導入企業の協力会社も無料で利用できます。協力会社は発注者（コンクルーAI導入企業）に対し、複数案件を一括で請求書を発行することができます。この「合算請求」機能を使うことで、事務負担が大幅に低減されます。

帳票格納の自動化

発行済みの請求書は、自動的にシステム上に格納されます。社名や日付などで検索できるため、特定の請求書の内容をすぐに確認することができます。

リアルタイムでの見える化

外出先からスマホで請求書の発行データや入金状況を確認できるため、事務所に戻る必要がなくなります。

導入事例と開発者の想い

導入事例「属人化するデータ管理からの脱却」

「コンクルーAI」を導入した株式会社若葉HOMEは、従業員数3～5人のリフォーム会社です。以前は、全ての見積もり・請求業務を1人で担当し表計算ソフトで管理していましたが、他のメンバーも請求業務をするようになった結果、入力ルールが統一されない等の問題が徐々に顕在化してきたといいます。

「コンクルーAI」導入後は、データ管理の属人化から脱却できただけでなく、「誰がやっても同じ品質の書類が作れるようになった」「見積もりから請求までの業務フローがコンクルーAI に集約されたことで、業務全体の流れがスムーズになった」と同社の佐野さんは導入効果を実感しています。
（参照：データに基づいた、精度の高い経営判断が可能に。｜コンクルーAI｜中小建設会社のためのAIオールインワン業務管理ツール）

開発者の想い

「コンクルーAI」を開発したコンクルー社代表取締役社長の白澤光純さんは、本サービスの請求書発行機能で解決したい課題について次のように語っています。

「現場の仕様変更をいかに漏れなく請求に繋げるか。この実務の流れをシンプルにすることが、建設業の生産性向上には欠かせません。『コンクルーAI』の導入によって、小規模建設業の方々が、請求書作成に追われていた数時間を、次の現場の準備や、プライベートの時間に充てられるようになれば、こんなに嬉しいことはありません」

【保存版】請求書作成時に気を付けるポイント

請求書作成における必須項目とルールをまとめました。請求書の作成時に、おさえておくべきポイントを確認したい方は、ぜひご活用ください。

請求書に必ず記載すべき項目

統一フォーマットはありませんが、以下の項目は正確に記載しましょう。

• 発行日： 債務が確定した日
• 支払期日： 下請法に基づき、納品から60日以内の日付
• 請求先・請求元： 正式な事業者名、連絡先
• 請求内容： 工事名、数量、単価、金額など（一目で内容がわかるように）
• 振込先情報： 銀行名、支店、口座番号、口座名義

建設業特有の書き方注意点

• 人工費（にんくひ）： 「作業人数 × 作業日数」を数量として記載し、1日あたりの単価を掛け合わせて算出します。
• インボイス対応： 適格請求書発行事業者番号、税率ごとの合計金額と消費税額の明記が必要です。
• 値引き： どの工事に対する値引きかを明確にし、取引の透明性を確保します。

書類の保存期間（法定義務）

請求書の紛失は許されません。下記の保存期間は適切に管理する必要があります。

書類の種類	保存期間	根拠となる法律
請求書・帳簿類	原則7年間（欠損金がある場合は10年）	法人税法
帳簿の添付書類	５年間	建設業法
営業に関する図書	10年間（工事の打合せ記録や完成図など）	建設業法

まとめ

今回の記事では、請求書発行・管理にまつわる他業界にはない「建設業ならでは」の複雑な仕組みと、業務の効率化を助けてくれる便利なツールをご紹介しました。

こちらの関連記事も是非合わせてご覧ください。

DXで変わる働き方｜小規模工務店の原価管理システム活用術 | サステナビリティ ハブ ［本記事はJGC Digitalのサービス「アザス」のPR記事です］ 小規模工務店では、現場作業と経営事務を同時に担うことで、工事原価管理が後回しになりがちです。本記事では、工事原価管理が必要な理由や、建設業に特有の複雑さを解説し、業務負担を軽減するDX（コンクルー Cloud）の活用方法をご紹介。働き方の持続可能性を高める具体策をわかりやすくまとめます。 www.sustainability-hub.jp